Come ridurre i tempi della posta elettronica

Pochi di noi amano passare il tempo nelle nostre caselle di posta. L’e-mail è uno dei compiti di cui le persone si lamentano di più, ma il problema potrebbe non essere lo strumento ma il modo in cui lo stiamo usando.

L’impegno deve venire anche (e soprattutto) dalle imprese: sempre più aziende stanno capendo il valore della lead generation per inviare messaggi mirati e ridurre gli invii a pioggia, la prima causa del sovraffollamento della posta in arrivo.

Ma qual è il vero problema delle e-mail? Il problema con la posta elettronica è l’approccio al flusso di lavoro che ha consentito di portare alla cosiddetta “mente iperattiva alveare”, che è incentrato sulla conversazione in corso fornita da strumenti di comunicazione digitale.

Per la maggior parte, dedicare ore della tua giornata lavorativa alla comunicazione non è l’uso più produttivo del tuo tempo. Idealmente, gli strumenti di comunicazione come l’e-mail dovrebbero consentirti di fare il tuo lavoro al meglio, non il contrario.

Sfortunatamente, l’e-mail è diventata una forma di comunicazione onnicomprensiva che può facilmente risucchiare la tua giornata, rubandoti tempo e produttività.

Ma ecco alcuni consigli pratici per ridurre il tempo da dedicare alle email.

Attività e-mail in batch

Il batching delle attività è una tecnica di produttività efficace che prevede il raggruppamento di attività simili e il loro completamento entro tempi prestabiliti. Puoi applicare questo approccio alla posta elettronica raggruppando tutte le attività relative alla posta elettronica in intervalli di tempo specifici.

Dal momento che leggere o rispondere alle e-mail non è necessariamente un compito mentalmente impegnativo, puoi impostare il tempo fuori dalle tue ore produttive per farlo, ad esempio, al mattino presto o nel tardo pomeriggio, a seconda del tuo cronotipo. Questa strategia può aiutarti a evitare la tentazione di controllare costantemente la tua posta elettronica e di essere risucchiato in un vortice di posta elettronica.

Puoi utilizzare app di time-batching come Google Calendar per bloccare il tempo per le attività relative alla posta elettronica. Puoi anche personalizzare le notifiche e-mail in modo che arrivino solo durante le fasce orarie dell’attività e-mail.

Annulla l’iscrizione alle e-mail non necessarie

Tutte quelle fastidiose newsletter ed e-mail promozionali a cui ti sei iscritto anni fa ma che non hai mai letto possono essere una fonte significativa di sovraccarico di posta elettronica. L’annullamento dell’iscrizione a queste e-mail può rimpicciolire la tua casella di posta.

Esistono molti modi per annullare l’iscrizione alle e-mail, ma il più comune è trovare un collegamento “annulla iscrizione” nella parte inferiore dell’e-mail. Tuttavia, se ti sei iscritto a centinaia di e-mail, annullare l’iscrizione a una alla volta può essere un compito arduo.

Imposta filtri e-mail

I filtri gestiscono efficacemente la tua e-mail ordinando automaticamente i tuoi messaggi in cartelle specifiche in base a determinati criteri. Ad esempio, puoi impostare un filtro per eliminare automaticamente le email da un determinato mittente prima che raggiungano la tua casella di posta.

Utilizzare altri strumenti di comunicazione

Idealmente, l’e-mail non dovrebbe essere l’unico mezzo di comunicazione sul posto di lavoro. È possibile utilizzare l’e-mail per scopi specifici, ad esempio per aggiornare un cliente su un progetto o per fornire contenuti di lunga durata.

In molti casi è possibile utilizzare altri strumenti di comunicazione interna, come ad esempio Slack,  un’app di messaggistica di lavoro che ti consente di comunicare con colleghi e team. Puoi usarlo per vari scopi, come condividere file, avere conversazioni di gruppo e creare canali per progetti specifici.

Asana è un altro strumento di gestione dei progetti che ti consente di tenere traccia dei progressi nelle attività, condividere file e comunicare con i membri del team. È uno strumento eccellente per il lavoro basato su progetti o per i team che hanno bisogno di collaborare alle attività.