Con la diffusione costante dei servizi e delle piattaforme digitali il mondo è cambiato in maniera definitiva. Di fatto, è stato effettuato quel salto nel futuro che sino a cinque decenni fa sembrava non tanto irrealizzabile, quanto piuttosto impronosticabile.
Il processo di dematerializzazione dei documenti prevede l’utilizzo di appositi sistemi e software studiati per svolgere questa funzione e rendere più veloci ed efficienti tutti i processi aziendali.
Infatti, attraverso l’utilizzo di un’unica piattaforma è possibile controllare da qualsiasi postazione tutti i processi e i reparti aziendali. Una volta realizzato un sistema documentale calibrato sulle caratteristiche e sulle esigenze dell’azienda è possibile conoscere in tempo reale tutti i flussi di lavoro dell’organizzazione.
Un sistema per la dematerializzazione dei documenti (come quello suggerito su www.savinosolution.com) li gestisce dal versamento, per procedere con il prelievo e terminare con l’organizzazione, insomma, una vera e propria catena di montaggio digitale, che va a costituire tutto il workflow, che può essere controllato da qualsiasi postazione r in qualsiasi momento.
In modo semplice è possibile controllare in qualsiasi momento lo stato di avanzamento dei vari processi creati, inoltre, l’utilizzo di un software apposito permettere di condividere le informazioni tra gli utenti in modo agile, sia nel caso della compilazione di un documento, sia che si tratti di una procedura intera.
Tra le varie attività, che è possibile svolgere utilizzando un sistema di dematerializzazione, è la funzione dello storico di un processo o di un documento, per poterne avere traccia in maniera costante e automatizzata.
Parallelamente alla funzione dello storico è possibile risalire a quella della ricerca dei documenti, che avviene attraverso l’utilizzo dei filtri, contraddistinti per tipologie, metadati e stati. Grazie a questo motore di ricerca interno al software si possono reperire con facilità dati, informazioni e documenti.
Dunque, una serie di vantaggi, mostrano come la dematerializzazione risolva una serie di problematiche, vediamo quali. Primo fra tutti è lo spazio, infatti, non è più necessario avere a disposizione appositi magazzini per poter archiviare tutto il materiale cartaceo.
L’archiviazione cartacea comporta non solo dispendio di denaro per reperire un grande magazzino per l’archivio, ma il rischio di dispersione e deperimento dei documenti sono i principali rischi che corrono tutte le informazioni aziendali.
La perdita di informazioni importanti potrebbe comportare un grave danno, per questo motivo il rischio diminuisce drasticamente con l’utilizzo di questi sistemi. Inoltre, si pensi al reperimento delle informazioni in un archivio di documenti cartacei, altro che motore di ricerca…
Per non parlare della condivisione dei documenti e delle informazioni, che sarebbero impossibili se il materiare rimane “di carta”.
Oltre ai vantaggi elencati sopra ne manca uno molto importante, cioè quello del risparmio di tempo, infatti, la ricerca di documenti in un archivio cartaceo comporta un grande dispendio di tempo, e una volta trovati dovranno anche essere processati nei vari reparti, quest’ultima fase è particolarmente lenta proprio perché il materiale deve fisicamente spostarsi da una parte all’altra dell’azienda.
Una piattaforma di ultima generazione permette di avere tutte le informazioni dell’azienda direttamente in tasca, con in più tante funzioni sviluppate appositamente per rispondere alle esigenze aziendali.
L’organizzazione di tali procedure in merito alla gestione delle tipologie documentali viene implementata utilizzando i metadati. Per esempio, i tipi di processo fanno riferimento alle procedure che sono utili per la generazione di un documento, queste informazioni di stato di avanzamento vengono raccolte in una riga di database contenente tutti i dati formali del processo.
Quindi, il gestionale in maniera automatica provvede, nel momento in cui avviene il versamento di un documento, al rilevamento dei dati relativi al processo, proprio grazie alle informazioni per tipologia di documento.
Dunque, la presenza dei metadati permette di avviare tre importanti processi, che sono: il versamento, la consultazione e la condivisione dei documenti. Soprattutto per quanto riguarda la condivisione, gli utilizzatori del sistema potranno inserire i documenti nel sistema e allo stesso tempo consultare anche quelli della propria azienda.
